Kreditkartenzahlung stornieren bzw. reklamieren (charge back)

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Abbuchungen die auf der Kreditkartenabrechnung erscheinen können im Regelfall aus verschiedenen Gründen zurückgebucht werden. Die Anforderung einer solchen Rückbuchung wird als Chargeback-Verfahren bezeichnet und ist im Grunde genommen eine Reklamation.

Das Chargeback-Verfahren kann sowohl bei Prepaid- oder auch Debit- als auch für normale Kreditkarten genutzt werden.

Wie genau dabei vorzugehen ist und welche weiteren Bestimmungen gelten wird im Folgenden erklärt.

Frist für eine Stornierung bzw. das Chargeback-Verfahren Die Frist für das stornieren der Abbuchung beträgt bei den meisten Banken 120 Tage, gezählt ab dem Transaktionsdatum, das heißt auf der Abrechnung erscheinenden Abbuchungs-Datum.

Vorgehen Beim Kreditkarten herausgebenden Unternehmen muss um das Charge-Back-Formular, oft auch Reklamationsformular für Kreditkarten-Abbuchungen, gebeten werden.

Dieses Formular muss genau ausgefüllt werden und der Grund für die Rückbuchung eindeutig erklärt werden. Falls Nachweise vorhanden sind müssen diese ebenfalls eingereicht werden.

Sofern noch ausreichend Zeit vorhanden ist, vor der Beantragung eines Chargebacks muss möglichst mit dem Anbieter Kontakt aufzunehmen, welcher den Betrag abgebucht hat und diesen auf den Fehler hingewiesen und eine Erstattung gefordert werden.

Um den Versand ausreichend zu dokumentieren kann es sich lohnen ein solches Schreiben an den Händler per Fax mit Sendebericht oder als Einschreiben-Rückschein zu verschicken.

Das eigene Schreiben, und ggf. die Antwort des Händlers, können dann beim Charge-Back-Antrag mit eingereicht werden.

Bank / Kreditinstut kennt kein Charge Back Es kommt vor, dass die Bank, welche die Kreditkarte herausgeben hat, auf Nachfrage die Möglichkeit eines Charge-Back-Verfahrens verneint. In einem solchen Fall muss hartnäckig geblieben werden

Gründe für das Chargeback Bei der Beantragung des Chargebacks bzw. der Reklamation ist der Grund möglichst genau und ausführlich zu nennen.

Wichtig: Das Chargeback kann für einen Buchungsposten im Regelfall nur einmal beantragt werden. Daher sollten vorhandene Nachweise am besten gleich mitgeliefert und der Sachverhalt genau erklärt werden.

Wichtige Gründe für ein Charge Back:

• Doppelte Abbuchungen, also falls der gleiche Betrag grundlos mehrfach abgebucht wurde.
• Abbuchungen ohne das etwas ausgezahlt wurde. Zum Beispiel, wenn im Ausland versucht wurde Geld abzuheben, aber nichts aus dem Automaten gekommen ist.
• Wenn der gelieferte Artikel unbrauchbar oder eine Fälschung ist.
• Abbuchung von Abonnements, welche bereits gekündigt wurde. In diesem Fall sollte vor einem Charge Back Antrag unbedingt vorher schriftlich beim Anbieter nachgefragt werden.
• Abbuchungen von stornierten Bestellungen.
• Wenn das abbuchende Unternehmen insolvent ist und daher nicht mehr Liefern oder die Dienstleistung erbringen kann.
• Betrügerische Abbuchungen, wie Abbuchungen in falscher Höhe oder ohne das etwas gekauft wurde.
  
  Wichtig: Wenn betrügerische Abbuchungen gemeldet werden, so wird das Kreditinstitut, die Kreditkarte, in der Regel so schnell wie möglich sperren.
  
  Erfolgen noch weitere betrügerische Abbuchungen so müssen diese ebenfalls reklamiert werden.
• Abbuchungen die nicht vereinbart wurden, zum Beispiel Gebühren für eine Nutzung der Minibar im Hotel, ohne das so etwas vereinbart wurde. Zum Beispiel auch Abbuchungen nach einer Kreuzfahrt, welche nicht vertraglich vereinbart waren.
• Abbuchungen ohne, dass jemals die vereinbarte Ware oder Leistung erhalten wurde.

Auch wenn der Antrag begründet ist kann die Bank die Reklamation ablehnen, wenn der Kunde seine Sorgfaltspflichten verletzt hat, zum Beispiel die Kreditkarte zusammen mit der PIN aufbewahrt hat.

Dies sollte möglichst auf einem sicheren Wege, zum Beispiel per Einschreiben-Rückschein oder als Fax mit Sendebericht erfolgen.

Eine solche Forderung kann anschließend als zusätzlicher Nachweis beim Charge Back verfahren genutzt werden.

Hinweis: Manchmal taucht auch auf der Kreditkarten-Abrechnung rechtmäßig ein anderes Unternehmen auf, als das bei welchem gekauft wurde. In einem solchen Fall kann es sich auch um den Zahlungsdienstleister eins ordnungsgemäßen Händlers handeln. Wenn Betrag trotzdem nicht zugeordnet werden kann sollte bei der Bank nachgefragt werden.

Weiteres Wichtiges Das Verfahren kann in der Regel nur einmal beantragt werden und es werden dabei nur die dann erhaltenen Informationen und Nachweise geprüft, welche eingereicht wurden. Fehlen Unterlagen kann dies zu einer Ablehnung der Reklamation führen und der Prozess kann nicht erneut versucht werden.

Als Nachweis können zum Beispiel E-Mails an den Händler, Belege über eine rechtzeitige Kündigung, wie der Rückschein bei einem Versand per Einschreiben-Rückschein oder der Sendebericht bei einer Fax-Kündigung eingereicht werden.

Falls das Kreditinstut anschließend weitere Unterlagen fordern so sollten diese so schnell wie möglich eingreicht werden, ansonsten kann es sein das der Anrtrag abgelehnt wird.

Ansprechpartner für die Reklamtion / das Chargeback Der Ansprechpartner ist die Bank welche einem die Kreditkarte herausgeben hat und nicht zum Beispiel das Unternehmen welches hinter Mastercard oder Visa steht.

Ausnahme: Bei Amex-Karten muss sich direkt an American Express gewendet werden.

Wurde in einer anderen Währung abgebucht, so wird meist auch wieder in dieser erstattet. Daher kann der erstattete Betrag auf Grund von Schwankungen des Wechselkurses abweichen.

Wichtig: Es kann sein, dass das Geld schnell, aber auf vorläufiger Basis erstattet wird, denn die Händler haben ihrerseits das Recht, innerhalb einer bestimmten, Einspruch gegen eine Erstattung zu erheben und die endgültige Bearbeitung des Charge-Back-Verfahrens kann daher lange dauern.