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 Bei einer Kündigung sind mehrere Punkte zu beachten. Besonders wichtig ist die schriftliche Form, denn eine mündliche Kündigung ist nicht rechtswirksam.(Vgl. beispielsweise § 623 BGB zur Kündigung eines Arbeitsvertrages) Beim Schreiben einer Kündigung sind außerdem formelle Aspekte einzuhalten. Dazu zählen die vereinbarten Kündigungsfristen, die Unterscheidung zwischen ordentlicher und außerordentlicher Kündigung sowie der formelle Aufbau. Auch die Versandart spielt eine große Rolle, zumal eine sogenannte Empfangsbedürftigkeit des Kündigungsschreibens besteht, d.h. dass dieses nur rechtswirksam ist, wenn es dem Kündigungsempfänger auch zugestellt wird.

Im Einzelnen bedeutet dies eine genaue Durchsicht des abgeschlossenen Vertrags zum Feststellen der hier festgelegten Kündigungsfristen. Eine Ausnahme bietet der sogenannte Aufhebungsvertrag, bei welchem sich beide Vertragsparteien einigen, das Vertragsverhältnis umgehend zu beendigen. Sollte es sich um eine fristgerechte, d.h. ordentliche Kündigung handeln, so ist die Nennung von Gründen nicht erforderlich. Eine fristlose bzw. außerordentliche Kündigung bedarf jedoch der Nennung eines (oder mehrerer) schwerwiegender Gründe, welche die Unzumutbarkeit der Fortführung des Vertragsverhältnisses bezeugen. Mobbing und sexuelle Belästigung werden beispielsweise als Verletzung der Vertragspflicht angesehen. Es ist allerdings zu beachten, dass für eine derartige Begründung eine detaillierte Beweisführung erfolgen muss. Man sollte sich also Notizen zu dem genannten Fehlverhalten machen und, wenn möglich, Zeugen aufführen.

Beim formellen Aufbau einer Kündigung sollte vor allem eine genaue Nennung des Empfängers sowie des in Frage kommenden Vertragsverhältnisses erfolgen und Bezug zu der vertraglich festgelegten Kündigungsfrist sowie dem exakten Austrittsdatum genommen werden.

Auch die Beantragung eventuell verbleibender Urlaubstage sowie die Bitte um Zusendung relevanter Arbeitspapiere und die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses gehören in ein Kündigungsschreiben, wenn es sich um den Arbeitsplatz handelt.

Eine gute Möglichkeit sich gegen unerfreuliche Überraschungen bei der Zustellung des Kündigungsschreibens abzusichern, ist die Bitte um eine Bestätigung des Erhalts des Kündigungsschreibens und des Beendigungszeitpunktes, da selbst das Versenden der Kündigung als Einschreiben mit Rückantwort keine Garantie dafür ist, dass sie in den sogenannten 'Machtbereich' des Vertragspartners gelangt. Wenn dieser es nämlich versäumt, das Schreiben bei der Post abzuholen, wird es an den Absender zurückgeschickt und ist damit nicht rechtswirksam.

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